Mas certamente que sim!

A RICOH, fabricante líder Europeu na área de sistemas multifuncionais de escritório com 28% em 2006* (fonte: Infosource), ganhou um novo grande contrato para o Ministério da Economia, Finanças e Indústria de França.

O Ministério da Economia, Finanças e Indústria francês (Minéfi) conduziu uma auditoria para modernizar o sector de compras e gerar poupança de custos. A agência de compras central do Minéfi pretendia implementar uma nova política. Para ser bem sucedida nesta missão, a agência agiu em dois níveis complementares: compras globais e o controlo de consumo. O Minéfi conta aproximadamente com 180 000 funcionários colocados em mais de 7
000 locais.

A auditoria definiu um valor de 50 milhões de euros anuais em gastos com equipamentos. A principal razão para custos tão elevados foi o facto da organização contar com mais de 130 000 impressoras com enormes discrepâncias entre secções e com uma fraca relação na utilização de materiais.

Existiam perto de 50 000 impressoras de jacto de tinta pessoais e poucas estavam ligadas à rede. A diversidade de modelos (mais de 500) envolvia uma gestão de consumíveis complicada e manutenção dispendiosa.
“Tínhamos três objectivos principais,” explica Marcel Dumarest, responsável pela área de
processamento de dados, telecomunicações e impressão, “reduzir os custos, reduzir o número de
impressoras e optimizar a utilização dos novos equipamentos.”

“O plano de acção era claro – remover gradualmente as impressoras de jacto de tinta locais,
substituí-las por impressoras a laser ligadas à rede e rentabilizar a exploração do potencial dos
dispositivos multifuncionais. Definimos uma política de optimização para soluções de impressão tendo
como objectivo uma relação de 1 para 4,” acrescentou Dumarest.

“Procedemos a concursos públicos electrónicos para seleccionar um fornecedor e a Ricoh classificouse
em primeiro lugar,” comentou Dumarest. A oferta da Ricoh distinguiu-se pela relação
qualidade/preço com uma solução concebida para aumentar a eficácia dentro do Minéfi. A
minimização do tempo de intervenção e entrega de consumíveis aos mais de 7 000 locais também se
assumiram como factores chave na escolha da Ricoh. Esta desenvolveu uma solução de software
(eProcurement) e adaptou-a ao Minéfi. A solução compreendia seis copiadores a preto e branco
configurados e ligados à rede. “Após uma avaliação exaustiva verificou-se que este serviço satisfaz
as necessidades do consumidor e se encontra dentro dos requisitos orçamentais,” afirmou Corinne
Sacerdote, da agência de compras.

A Ricoh entregou mais de 1 500 equipamentos, substituindo equipamentos antigos. “A substituição foi
efectuada de forma faseada e os materiais obsoletos foram removidos,” comentou Dumarest.
Para avaliar a satisfação dentro do Minéfi, pediu-se aos utilizadores que comparassem os
equipamentos e foram instalados equipamentos de teste. A distribuição dos equipamentos foi
implementada sistematicamente em cada local, após ter sido investigada a satisfação do utilizador.
Tal só trouxe vantagens ao Minéfi.

“Os representantes do departamento de compras pouparam tempo, porque foram capazes de
encomendar os equipamentos e consumíveis on-line,” declarou Sacerdote. “Entre os outros
benefícios, encontravam-se o facto de termos adquirido um melhor conhecimento da disponibilidade e
utilização das nossas impressoras e melhorámos a eficácia do volume documental e o custo por
cópia.”

“Através destes progressos, seremos capazes de alcançar os nossos objectivos orçamentais e
certificarmo-nos de que fazemos uma grande campanha de consciencialização junto dos nossos
funcionários,” acrescentou. Até 2010, será instalada uma nova gama de impressoras e copiadores, ao
passo que os equipamentos substituídos serão realocados.

Como uma ferramenta adicional, Dumarest e a sua equipa criaram um guia de consciencialização
para informar os utilizadores acerca da utilização correcta e das capacidades dos novos
equipamentos. Este útil guia de impressão contém sugestões ecológicas sobre como optimizar os
trabalhos de impressão e evitar o desperdício de papel.